山东省社区发展与社会工作研究中心档案管理制度

山东省社区发展与社会工作研究中心

档案管理制度

第一章  总    则

第一条  为加强中心的档案管理工作，全面提升档案管理水平，有效的保护中心档案，充分使用中心档案，为中心发展服务，特制定本制度。

第二条  中心档案是指中心从事专业服务、管理以及其他各项工作过程中直接形成的对中心有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  中心文案资料承办部门或承办人应保证经办文案的系统完整性（文案中的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或因故离职时，相关人员需将经办的文案材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章  文件材料的收集管理

第四条  中心指定专人负责文案材料的管理。

第五条  文案材料的收集由各部分或经办人负责整理，交综合行政部审查后归档。中心秘书长及理事会定期对档案进行查检。

第六条  一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文案材料，由主办部门或人员收集完整，交综合行政部备案。会议文件由综合行政部收集整理。

第三章  文件材料归档范围

第七条   中心需归档的文案材料包括：

1.重要的会议资料，包括会议记录、会议照片、相关新闻稿及媒体报道等；

2.服务项目的合作协议及相关补充协议；

3.服务项目的合作会议资料，包括项目会议记录、会议照片等；

4.服务项目的日常工作资料，包括个案计划、过程记录、总结报告；小组计划、过程记录、总结报告；社区活动计划及总结报告；以及服务过程中的相关图片、新闻资料等；

5.服务项目过程中督导培训资料，包括督导培训记录、相关照片等；

6.中心服务项目的年度工作计划、工作总结、月度计划及总结等；

7.中心职工劳动、工资、福利等方面的相关材料等；

8.中心的大事记以及反映中心重要工作结点活动的剪报、照片、录音、录像等；

9.中心或服务项目要求的其他重要的文案资料文件。

第四章  文件材料归档要求

第八条  档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

第九条  在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。

第十条  不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

第十一条  档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第十二条  案卷封面,应逐项按规定规范打印,字迹要工整、清晰。

第五章  档案管理人员职责

第十三条  按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

第十四条  按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。

第十五条  工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。

第六章  档案的利用

第十七条  中心档案只有中心内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅。

第十八条  档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报秘书长处理。

第十九条  必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。

第二十条  不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。

第二十一条  必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

第二十二条  不准转借,必须专人专用。

第二十三条  用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

第七章  档案的销毁

第二十四条  中心每年年初对相关工作档案进行一次系统整理，对超过保管期或鉴定为无保留价值的档案材料提出销毁意见，报秘书长及理事会批准后予以销毁。

第八章  其    他

第二十五条  本制度将可根据中心发展具体情况进行相关调整。调整须经中心秘书长向理事会提交具体调整方案，经理事会审批后，中心备案并修订相关制度，方可认定调整完成。

第二十六条   本制度最终解释权归山东省社区发展与社会工作研究中心理事会。

第二十七条    本制度自2016年5月起执行。